大学生安全协会信息管理系统

基于调查,目前学院各大机构、系学生会、社团没有专门的管理系统,基本都是处于人工管理阶段,在管理上仍存在着许多不足,不能很好的处理。其中有材料、经验等信息无法得以完全存档,没有科学的安排和规划,使得每届学生干部都得做一些重复和烦琐的工作,导致工作无法创新发展。各部门之间工作较独立,无法真正了解各自的工作情况和信息。鉴于以上存在的不足,“安协”应采取相关措施，经过相关调查考核，以及各自投票决定将开发一套安全可靠、科学实用、功能完备的大学生安全协会信息管理系统，作为新型管理系统。
2) 系统目标
从现在应用的技术方面和用户的操作方式方面研究大学生安全协会管理系统的可行性和必要性。“安协”管理系统的引入,可以减轻“安协”干部的工作负担,科学管理“安协”日常工作,避免成员资料漏写、丢失等,方便各个人员查看、使用,增加管理的透明度。从而提高“安协”的工作效率,使“安协”真正成为一个科学、高效、高水平的大学生服务组织。
3) 系统构成
为实现上述目标,将系统分为5个功能模块:高层管理者管理、安协干部、干事个人档案管理、财务管理、日常事务管理、文档管理。根据各子系统的管理功能来划分,使得系统分工明确,业务流程清晰,从而优化系统管理。
高层管理者管理:学院学工部可根据需要随时在查询系统上查询大学生安全协会内的详细记录。也可以根据需要,随时对各部门的运作进行监控和管理。
安协成员档案管理:主要完成安协成员信息的查询与更新,从而实现对安协成员信息的科学化管理。
财务管理:包括财产和物品的管理,完成对财产信息的查询与更新,如举办活动所需要的资金申请、物品使用的登记、物品借还的登记等,从而实习安协财务的信息化管理。
日常事务管理:实现对安协日常开展的管理,完成日常事务的查询与更新,从而更好地实习一下功能:包括各部门提交的工作计划、活动计划的审核与安排、活动的筹划、各项活动的人员合理的调度与安排,确保各项活动成功地举办,更有利于安协各项日常工作的顺利进行。
文档管理:完成对大学生安全协会所有存档文件的查询与更新,实现对安协日常的工作文件的科学管理,从而确保各项工作的开展有章可循,使安协的工作更有条理化,避免一些重复文件的制定,造成资源的浪费。开发本系统有助于对大学生安全协会进行高效、集中的管理。通过对大学生安全协会所需的信息管理,把主管老师、教官和各安协成员从繁琐的数据计算处理中解脱出来,使其更多的精力从事大学生安全协会活动的研究实施,活动计划的制定执行和活动质量的监督检查,从而全面提高大学生安全协会的整体运作能力。
二、 管理系统系统分析
1) 现行系统的分析（调查数据）
◆作为机构的管理层,他们分管机构的部门,不能够全面了解每个部门的运作情况,导致管理有些分散。
◆由于各部门较独立,缺少沟通和交流,不能够全面了解其它部门举办的活动,使活动的举办在时间和地点上存在冲突,造成一定的麻烦。各大机构有零时紧急事情要通知干事,要通过打电话或发短信询问,比较耗时而且效率低。
◆对于新生刚加入部门,存在很多不熟悉和不了解机构的情况,但不能很快就熟悉,使部门工作的效率较低。
部门职能介绍：
◇理事层：
◇检查小组：
◇信息中心服务部：主要负责文章的发表工作、安全方面资料的收集与发布、负责协会新媒体（微博、微信、QQ）的日常管理和维护工作。（财务处）负责的财务管理和物资管理，着眼于协会的各项活动，有效地履行经费预算、结算、报账等职能；（秘书处）主要负责协会内部各类会议的通知、考勤、会议记录等工作，并对会议记录和考勤情况进行电子档备案； 负责对各个部门的年终考核和学期考核。 负责学期和年度协会工作的总结。 积极协助其他部门开展好工作。
◇安全监督服务部：协助保卫处处理校内突发事件及开展安保，日常治安，安全检查工作；负责监察校内不安全现象或隐患，及时做出应对安全措施并进行宣传；负责监督协会其他部门工作，发现问题及时反馈；负责学院、各机构、各社团、各系学生会活动的安全开展，排除活动中不安全隐患。
◇外交联合部：主要负责与外部商家的沟通，为协会活动提供资金、与协会各部门之间保持良好的合作与沟通，以及做好开展各项活动时的物资采购工作；负责协商外交各社团、各系学生会、各机构的交谈合作。
◇组织宣传策划部：主要负责活动策划和总结的撰写工作、负责各类活动的活动人员招募和考勤工作、以及参加各类挑战等课外活动；负责协会的教育实践活动；负责安全知识技能培训工作的组织实行：负责协会对外形象宣传工作，宣传刊物，和安全教育活动的宣传；各项活动的新闻报道，活动宣传预热，活动拍照工作；制作活动展牌、绘制宣传海报、POP、横幅的设计与制作。

3) 功能结构分析
安协成员信息管理子系统,安协财务管理子系统,安协日常事物管理子系统,安协文件管理子系统。各模块完成如下功能:
◆安协成员信息管理系统主要完成成员信息的查询与更新,针对他们的奖惩情况,从而实现对安协成员信息的科学管理。
◆财务管理信息系统包括财务和物品的管理,完成对财产物品信息的查询与更新,如举办活动所需的资金申请、物品使用的登记、物品借还的登记等,从而实现安协财务的信息化管理。
◆日常事物管理系统实现对安协日常工作的管理,完成日常事物的查询与更新,从而实现以下职能:包括各部门提交的工作计划、活动计划的审核与安排、活动的筹划、各项活动的人员合理的调度与安排,确保各项活动成功地举办,更有利于学生会各项日常工作的顺利开展。
◆文件管理系统完成对安协所有存档文件的查询与更新,实现对安协日常工作文件的科学化管理,从而确保各项工作的开展有章可寻,使安协的工作更富有调理化,避免一些重复文件的制定,造成资源浪费。